你的簡報就是比AI強：47個人類才懂的PPT技巧

▎標題請控制在10個字以內

 

● 短期記憶能夠一次處理的數量為7±2

 

資料標題具有「吸引注意」、「內容概要」、「引發興趣」共三種作用。

 

只要有令人印象深刻且容易理解的標題，就能瞬間 引發觀眾的興趣。相反地，沒有明確標示內容的標題，或許就沒辦法讓人對資料的內容產生興趣，自然也就不會進一步閱讀。在資料製作上，標題是最重要的設計要素。

 

若要刺激觀眾的本能層次，關鍵就在於把資料標題控制在10個字以內。

 

美國哈佛大學心理學家喬治‧阿米蒂奇‧米勒（George Armitage Miller）主張，人類的短期記憶（Short-term Memory）能夠一次處理的資訊數量為7±2（也就是5至9）。這個被稱為「魔術數字法則」（Millerʼs Law）的主張，以人類一次能看見且記下的上限資訊數量而廣為人知。

 

例如，請試著想像把小石頭投擲在地面的場景（這裡將小石頭的數量設為資訊數量）。當小石頭的數量是 7 個上下，我們通常都能立即辨識出小石頭的數量，但是，如果小石頭的數量比 7 更多，就很難瞬間掌握數量。米勒針對人類一次能夠記憶多少隨機數字或英語單字的問題進行驗證實驗，最終證實了魔術數字法則。

 

結果證實，7 個上下的英語單字（這裡將單字設定為資訊單位），是人類能夠一次處理的資訊極限。另一方面，如果是日語（或中文）標題，我個人的見解則是10個字以內。

 

請看頁27的圖 2-1。資料的標題是「基於市場調查所提出，對於提高本公司產品之顧客滿意度的有效顧客服務策略提案」。光是憑這樣的標題，應該沒辦法輕易推測到內容吧？甚至，如果有人因為標題過長而完全不想閱讀，也完全不奇怪。

 

因此，就要遵循魔術數字法則，將標題長度縮減至10個字以內。例如，採用「提高顧客滿意度的戰略」這樣的標題，就能呈現出更直接且易懂的表現，更簡潔地傳達資訊。觀眾應該也能夠預測到「這份資料記載的內容是針對提高顧客的商品滿意度，所提出的想法與對策」。

 

將標題長度縮減在10個字以內，有幾個重點。首先，第一步就是找出想要傳達給觀眾的訊息。

 

以詞語層級來看，圖 2-1 可以分成市場調查、自家公司商品、提升顧客滿意度、顧客服務策略。在這些詞語當中，最希望傳達的是什麼？應該是顧客服務策略吧！首先，就以這個詞語作為思考核心。

 

第二步是詞語的替換。

 

在上述當中，顧客服務給人曖昧不明的印象。因為不清楚是什麼樣的顧客服務，所以就進一步導出「提高顧客滿意度策略」（顧客満足度向上戦略）。可是，只使用漢字會讓整體視覺變得不太平衡，所以就修改成「提高顧客滿意度策略」（顧客満足度向上の戦略）。

 

「一定要限縮在10個字以內」有時就算這麼打算，還是很難辦到，其實這樣的案例也不在少數。這個時候，只要分成標題和副標題，並將各自限制在10個字以內，藉此做出強弱層次就沒問題了。在實際案例當中，加上了「利用市場調查」，藉此指出這是份具有何種特徵的資料。

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▎簡報要控制在10頁內，才能集中視線

 

● 利用「成對比較法」取捨資訊

 

「簡短、簡潔」是簡報的鐵則。第2章曾經提過標題應該限縮在10個字以內，同樣地，投影片的張數也應該限制在10張以內。理由有下列3點：

 

（1）最大限度地發揮大腦功能
人類的大腦具有名為工作記憶的功能，能夠在暫時保存資訊的同時處理資訊。當資訊量超過工作記憶，使大腦陷入「認知負荷」（Cognitive Load）的狀態，資料陳述的內容就可能無法完整傳達。為避免陷入那種狀態，投影片限制在10張以內是最理想的。

 

（2）維持觀眾的興趣
研究證實，人能夠持續專注的時間大約是15分鐘左右。事實上，需要高度專注力的同步口譯員，平均每15分鐘就必須輪替工作，也是基於這個原因。因此，如果1張投影片需要花2分鐘的時間解說，如果可以，最好以8張投影片尤佳，最多則不要超過10張會比較妥當。如果數量超過，不論是再怎麼優秀的觀眾，還是很難徹底理解整份簡報，甚至有時還會感到厭煩。

 

（3）能夠強調重要的資訊
一旦對象變多，人就會更難把那些對象全記下來。簡報數量限制在10張以內的理論，是設計心理學的看法。事實上，如果想把簡報控制在10張投影片以內，就必須對資料有所取捨。就結果而言，能夠著重強調真正重要的事項，也是頁數限制的優點之一。反過來說，投影片的張數越多，重要資訊就越可能被淹沒在其中，所以要多加注意。

 

雖然可以理解上述的內容，但是，該怎麼做才能把簡報控制在 10 張投影片以內呢？

 

當需要把較多的對象限縮在特定數量內時，我通常都是使用心理學實驗所用的「成對比較法」（Pair Comparison Method）。

 

成對比較法的順序如下（詳細請參考頁66）。首先，提出所有能想到的選項。接著，利用成對比較法從中選出2項，再來判斷哪個比較重要。透過這樣的取捨操作，最終選出的內容應該就能夠控制在10項以內。簡報資料就根據那10 個項目進行編排。

 

成對比較法的優點是，任何人都可以輕鬆操作。時間方面也不會耗費太久，所以請務必試著使用看看。

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▎標示「終點」的設計讓觀眾感到安心

 

● 人們會對不確定的狀況感到壓力

 

人類是一種會對不確定的情況感到壓力的生物。事實上，根據腦神經科學的相關研究證實，在不確定性較高的狀況下，引起壓力反應的大腦及神經迴路會變得比較活躍。

 

例如，大家在醫院、銀行或餐廳等場所排隊等叫號時，是否曾經因為不知道什麼時候輪到自己而感到焦慮不安？

 

這種心理狀況也和簡報的情境有點類似。不知道簡報還要多久才會結束？不知道目前簡報的進度到哪裡了？如果不了解這些資訊，觀眾就會感到不安。不論簡報的內容多麼精采絕倫，如果長時間持續看不到盡頭，最終往往只會徒留「很冗長的簡報」這樣的印象罷了。

 

人類是一種希望凡事總是都能如自己預料的生物。換句話說，我們對於不確定的狀況，通常在心理上和生理上都會感受到強大的壓力。如果把這個理論套用在簡報上，盡可能不讓觀眾感到不安，就是引起好感的訣竅。

 

有一種消除不安感的方法，是在簡報的投影片上標示整體的分量與當前的進度。標示出「終點」，能夠帶給觀眾安心感。

 

標示「終點」的方法有各式各樣。例如，以「3/10」的形式，把總頁數和當前的頁碼標示在投影片的最下方，又或者，也可以把進度條放在投影片的最下方，讓人一眼就能看出「現在已經進行到 30％」（參考頁98的圖3-15）。

 

另外，還有一種方法是一開始就先利用項目清單披露簡報準備談論的內容，然後在每次轉換話題時，再次打開該項目清單的投影片，告訴大家「接下來準備談論的內容」。

 

只要預先標示出「終點」，觀眾就能提早預料到還有多久結束，自然就能更安心地聆聽簡報。雖然只是非常小的細節，不過，請務必理解，人類的印象往往會因為某些「微小的細節」而產生巨大的改變。